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10 astuces pour bien travailler en open space !

10 astuces pour bien travailler en open space !

Depuis quelques années, la tendance est à l’open space en entreprise. Plus convivial, plus ludique et plus clair que le bureau individuel, l’open space permet de mieux collaborer. 60% des salariés français se réunissent dans ces grands bureaux et passent leurs journées ensemble. Cela facilite la communication et la convivialité pour créer une dynamique de travail.

Selon une étude menée par l’OCDE (Organisation de Coopération et de Développements Économiques), un Français passe en moyenne 40 heures par semaine au bureau soit 1 500 heures par année.

Cependant, pour certains, avoir son bureau en open space est souvent un cauchemar et source de stress. Pour travailler concentré, c’est souvent mission impossible. Il faut également être conscient de ses limites et savoir mettre en place les solutions les mieux adaptées à son activité et ne surtout pas négliger ses besoins personnels de concentration et d’intimité.

Voici 10 conseils pour apprendre à mieux travailler en open space, se recentrer, travailler plus efficacement et préserver sa santé mentale !

Établir des règles de savoir-vivre en équipe

C’est impossible d’être productif dans un tel contexte. Pour que la bonne entente puisse régner entre tous les collaborateurs, il faut définir des règles de fonctionnement pour faciliter la vie collective et réduire un certain nombre de distractions :

  • Respecter le silence et la discrétion pour favoriser la concentration
  • Parler à voix basse
  • Mettre en vibreur les sonneries de téléphone : Passez vos appels personnels dehors
  • Se déplacer au lieu d’interpeller quelqu’un
  • Communiquer par mail plutôt que par téléphone
  • Eviter les va et vient répétitifs
  • Eviter les odeurs qui dérangent (nourriture, parfum)
  • Ranger votre bureau et respecter l’ordre dans l’open space

Aménager son espace personnel 

Les bureaux sont trop souvent identiques et sans âme. Le point essentiel pour se sentir bien en open space est la décoration de son espace de travail ! Même si vous partagez un espace commun, votre bureau doit pouvoir sortir du lot et vous représenter pleinement.

En effet, n’hésitez pas à le personnaliser selon vos goûts. Mettez des objets personnels, installer des cloisons sous forme de rangements ou de plantes, ou encore vaporiser quelques notes de parfum d’ambiance pour se sentir comme à la maison.

  • Laissez passer la lumière naturelle

De nombreuses études ont montré que les employés exposés à la lumière naturelle pendant la journée de travail sont moins stressés, plus productifs et privés de sommeil que ceux qui travaillent dans des bureaux sans fenêtre.

Prendre soin de vous !

Evidemment, dans la période hivernale surtout, les rhumes se propagent bien plus rapidement en open space. Il est donc important de prendre soin de sa santé et de savoir renforcer son système immunitaire. Ne négligez pas l’hygiène et la propreté de votre bureau parce qu’en open space, cela peut vite devenir un enfer.

Créer une atmosphère appréciée

La vie en open space demande des qualités relationnelles et humaines conviviales. Vous devrez construire une vie et une ambiance de groupe en instaurer des moments festifs hebdomadaires ou mensuels pour se retrouver autour d’un petit déjeuner, un anniversaire… Cela permet de renforcer les liens et de créer un climat sain et convivial où chacun aura plaisir à vivre.

Savoir maîtriser les émotions

Pour bien survivre à l’open space, il paraît important de savoir maîtriser ses doutes et gérer son stress. Travailler dans ce type d’espace peut s’avérer stressant, d’autant plus lorsqu’on a de lourdes responsabilités. Certains comportements peuvent vite devenir désagréables lorsqu’ils s’accumulent. Restez calme ! Si, la situation devient réellement embarrassante, parlez-en directement avec le salarié concerné.

Savoir faire des pauses en open space

Les pauses régulières (milieu de matinée et milieu d’après-midi plus la pause déjeuner) sont nécessaires pour vous ressourcer, éviter la fatigue et augmenter votre efficacité.

Créer sa zone de tranquillité : S’isoler du bruit !

Un espace collaboratif conserve quelques bruits parasites. Il y a les bruits de conversation, le téléphone, les travaux dans la rue. Il y a aussi les collègues qui mâchent la bouche ouverte, ceux qui chantonnent, sifflent, soupirent constamment, insultent leur ordinateur, et ceux qui font tout cela à la fois… Comment entrer dans votre bulle et rendre toutes ces nuisances plus supportables ?

Il y a des moyens qui permettent de s’isoler un peu, essayez de trouver une salle de réunion ou un endroit calme en dehors de l’aire ouverte quand vous devez travailler sur des choses très importantes. Cela règlera une grande partie de vos problèmes de concentration au travail.

  • Mettre un casque anti-bruit ou des écouteurs

Autre solution, n’hésitez pas à prendre un casque ou des écouteurs. Un moyen efficace pour atténuer les bruits environnants. Par exemple, c’est difficile pour les comptables de se concentrer à côté des commerciaux au téléphone.

Adopter le bon comportement : S’adapter aux habitudes des collaborateurs 

La meilleure manière de bien vivre l’open space est de bien s’entendre avec ses collègues. Pour cela, le sourire et la politesse font partie des quelques règles essentielles à intégrer quotidiennement. Ces petits détails viseront également à développer une ambiance de travail sereine et plaisante qui vous aidera à vous rendre plus productif.

Profiter des aspects positifs du partage des bureaux

L’open space n’a pas que des inconvénients (manque d’intimité et de concentration …) Apprenez de la manière dont travaillent vos collègues au quotidien. L’un d’eux est peut-être très agréable avec les clients au téléphone et s’exprime très bien. À force de l’entendre téléphoner, vous pourriez reprendre ses « best practices ».

La proximité vous permet de poser des questions lorsque vous êtes bloqué sur un dossier ou encore de faire un brainstorming rapide pour trouver de nouvelles idées ou résoudre un problème.

Travailler sur des tranches horaires décalés

Si votre entreprise propose des horaires flexibles, vous pouvez essayer de venir travailler sur des tranches horaires personnalisées pour profiter de vraies périodes de tranquillité dans votre journée de travail et profiter du silence pour effectuer les tâches demandant de la concentration. Exemple de décaler vos horaires en venant plus tôt le matin ou en partant plus tard le soir.

  • Le télétravail ! Il peut être une solution ?

Si le contenu de votre travail nécessite de longues plages de concentration et que le travail en open space rend quasi-impossible ces moments de concentration prolongés, vous pouvez alors suggérer à votre manager des journées de télé-travail.

C’est une disposition de plus en plus acceptée par les entreprises conscientes des limites du travail en open space et dont vous pouvez profiter pour un travail de meilleure qualité. De cette manière, vous viendrez au bureau sans stress et pourrez échanger avec vos collègues de manière plus détendue.

A travers ces conseils, vous pouvez améliorer la qualité de vie de votre entreprise en open space et être capable de mieux travailler et d’être plus concentré.

 

 


R.Z

 

 

 

 

 

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